Garantire il pasto ai lavoratori è una scelta sempre più diffusa perché migliora il benessere in azienda e rappresenta uno strumento utile per la fidelizzazione del personale. Il datore di lavoro può scegliere tra tre soluzioni diverse. La mensa interna o interaziendale, i buoni pasto oppure l’indennità sostitutiva erogata in busta paga. Ognuna di queste opzioni ha effetti fiscali e contributivi diversi, oltre che implicazioni economiche per l’impresa.
Questo articolo aiuta a capire in modo semplice quale scelta può risultare più conveniente e quali regole bisogna conoscere prima di adottare una delle tre soluzioni.
Che cosa sono i buoni pasto e come funzionano
I buoni pasto sono documenti cartacei o elettronici che permettono al dipendente di acquistare pasti o prodotti alimentari pronti per il consumo presso esercizi convenzionati. Rappresentano una forma alternativa alla mensa aziendale e sono molto utilizzati per la loro praticità.
I buoni pasto non possono essere ceduti ad altre persone, non possono essere venduti e non possono essere convertiti in denaro. Possono essere accumulati nel limite di otto al giorno e hanno validità di dodici mesi. Per essere utilizzati devono essere datati e firmati dal titolare.
Il vantaggio principale dei buoni pasto è legato al regime fiscale. Il buono cartaceo è esente da tassazione fino a quattro euro al giorno, quello elettronico fino a otto euro. Solo l’eventuale eccedenza diventa imponibile ai fini fiscali e contributivi.
Che cosa si intende per indennità sostitutiva di mensa
Quando l’azienda non fornisce né mensa né buoni pasto può riconoscere al lavoratore una somma direttamente in busta paga come rimborso per il pasto consumato fuori casa. Questa somma prende il nome di indennità sostitutiva di mensa.
L’indennità ha una caratteristica importante. Essendo denaro vero e proprio costituisce a tutti gli effetti reddito imponibile e quindi è soggetta alla piena tassazione fiscale e contributiva prevista dall’articolo 51 del TUIR. Questo significa che costa di più all’impresa rispetto ai buoni pasto.
Esiste una sola eccezione. Per gli addetti a cantieri edili, sedi temporanee o unità produttive prive di servizi di ristorazione l’indennità non concorre al reddito fino a 5,29 euro giornalieri.
Come funziona la mensa aziendale
Il datore di lavoro può anche organizzare un servizio di mensa interno oppure aderire a una mensa interaziendale. In questo caso il lavoratore consuma il pasto gratuitamente senza anticipare alcuna spesa.
La mensa presenta costi diversi a seconda dell’organizzazione e della tipologia di servizio. Tuttavia, proprio come avviene per i buoni pasto, i costi sostenuti dall’azienda non rientrano nell’imponibile del dipendente e quindi non producono oneri contributivi aggiuntivi.
Il buono pasto non è un diritto automatico
Il dipendente ha diritto ai buoni pasto solo quando ciò è previsto da un contratto collettivo, da un contratto individuale o da un accordo aziendale. In assenza di tali previsioni il lavoratore non può richiederli perché non rappresentano un elemento della retribuzione ma un beneficio a carattere assistenziale.
Qual è la soluzione più conveniente
Per capire quale soluzione conviene di più si analizza il caso di un lavoratore del CCNL Terziario Confcommercio livello 2. La retribuzione lorda è pari a 2.147 euro al mese e i contributi a carico azienda ammontano a 600 euro.
L’azienda deve scegliere se riconoscere 200 euro al mese di buoni pasto elettronici, attivare una mensa dal costo di 10 euro al giorno o erogare l’indennità sostitutiva. Nel caso dell’indennità si considera che 5,29 euro al giorno siano esenti mentre il resto sia imponibile.
La tabella seguente mostra in modo chiaro come cambia il costo del lavoro per ciascuna opzione.
| Elemento | Buoni pasto | Indennità sostitutiva | Servizio mensa |
|---|---|---|---|
| Retribuzione lorda mensile | 2.147,00 euro | 2.147,00 euro | 2.147,00 euro |
| Valore buoni o indennità o mensa | 176 | 396,00 euro di cui 280,00 imponibili | 220,00 euro |
| Oneri contributivi a carico azienda | 600,00 euro | 704,00 euro | 600,00 euro |
| Costo aziendale totale | 2.923,00 euro | 3.247,00 euro | 2.947,00 euro |
| Risparmio rispetto all'indennità | 10 % | - | 9% |
Conclusione
Dall’analisi emerge che i buoni pasto sono generalmente la soluzione più vantaggiosa per l’azienda. Beneficiano infatti di un regime fiscale e contributivo favorevole che consente un risparmio significativo sul costo del lavoro. La mensa aziendale rappresenta una buona alternativa, soprattutto quando si intende offrire un servizio stabile e organizzato, e garantisce comunque un risparmio rispetto all’indennità sostitutiva. L’indennità in busta paga è la soluzione meno efficiente dal punto di vista economico perché è interamente imponibile.
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